Fassung für Kunden mit Leaf Pay (Kartenzahlung) – Stand: September 2026

Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „GB“) gelten für sämtliche Verträge zwischen der Leaf Systems GmbH, O4 4, 68161 Mannheim (nachfolgend „Leaf Systems“ oder „Leaf“), und ihren Kunden über die Überlassung und Nutzung des leafsystems Kassensystems sowie der damit verbundenen Leistungen einschließlich der Kartenzahlungslösung Leaf Pay.

Kunde im Sinne dieser GB ist ausschließlich ein Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Abweichende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, Leaf Systems stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu.

Soweit der Kunde Leistungen über einen Fachhandelspartner der Leaf Systems GmbH bezieht, gelten ergänzend die Regelungen in Ziffer 1.1 dieser GB.

1 – Lizenznutzungsverträge und Kaufverträge für das leafsystems Kassensystem

Während der Vertragslaufzeit und in Übereinstimmung mit den Bedingungen des jeweiligen individuell verhandelten Konditionen und sonstigen Inhalten des Kundenvertrages kann der Kunde auf die von ihm abonnierten Leistungen, Produkte und/oder sonstige Zusatzleistungen zugreifen und diese nutzen. Jedes Produkt kann Aktualisierungen, Cloud-basierte Dienste, Support-Dienste, Anwendungen oder Dokumentationen enthalten, die jeweils den Bedingungen des abgeschlossenen Kundenvertrages unterliegen.

Die Leaf Systems GmbH vertreibt seine Lösungen und Dienstleistungen vornehmlich über Fachhandelspartner in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Die Zusammenarbeit mit diesen zertifizierten Fachhändlern ist durch entsprechende Verträge standardisiert, sodass diese autorisierten Unternehmen im Namen der Leaf Systems GmbH auftreten dürfen und Kundenverträge für Leaf Systems vermitteln und gegenzeichnen dürfen.

Der Kunde ist für alle Handlungen, die unter den Zugangsdaten seines leafsystems-Kontos vorgenommen werden, selbst verantwortlich, unabhängig davon, ob diese Handlungen vom Kunden selbst, seinen Mitarbeitern oder einer dritten Partei vorgenommen werden. Der Kunde ist für den Schutz aller in seinem Besitz befindlichen Konto-Zugangsdaten und sonstigen Passwörtern und PINs selbst verantwortlich. Die Leaf Systems GmbH ist nicht haftbar für Verluste und/oder Schäden, die sich aus einer unbefugten Nutzung des Kundenkontos ergeben.

1.1 Betreuung und Support durch den Fachhandelspartner

Wurde der Vertrag durch einen Fachhandelspartner der Leaf Systems GmbH (nachfolgend „Fachhandelspartner“) vermittelt oder ist der Kunde einem Fachhandelspartner zugeordnet, so ist dieser Fachhandelspartner erster und alleiniger Ansprechpartner des Kunden für die laufende Betreuung und den Support (First-Level-Support).

Die Betreuung durch den Fachhandelspartner umfasst insbesondere:

– Begleitung der Einführung, Einrichtung und Parametrierung des leafsystems Kassensystems,

– Schulung der Mitarbeiter des Kunden sowie Beantwortung operativer Rückfragen,

– Inbetriebnahme, Einweisung und Betreuung des Zahlungsterminals einschließlich Gerätetausch,

– sämtliche Rückfragen rund um Leaf Pay und die Nutzung der Adyen-Plattform, insbesondere zum Konto, zur Transaktionsübersicht, zu Abrechnungen, Auszahlungen und Auszahlungszyklen sowie zu Status- und Prüfmeldungen,

– Unterstützung des Kunden bei der Identifizierungs- und Compliance-Prüfung (KYC) gemäß Ziffer 2.4,

– Entgegennahme und Qualifizierung von Störungsmeldungen sowie deren Weiterleitung an Leaf Systems.

Der Kunde richtet seine Anfragen zunächst an seinen Fachhandelspartner. Leaf Systems wird tätig, soweit der Fachhandelspartner den Vorgang an Leaf Systems eskaliert oder soweit es sich um produktseitige Softwarefehler, serverseitige Störungen oder sonstige Leistungen handelt, die ausschließlich Leaf Systems obliegen.

Der Fachhandelspartner ist nicht Vertragspartner des Kunden. Vertragspartner bleibt ausschließlich die Leaf Systems GmbH. Zusagen, Konditionen oder Leistungsversprechen des Fachhandelspartners, die über den Inhalt des Kundenvertrages und dieser GB hinausgehen, binden Leaf Systems nicht.

2 – Vermittlung von integrierten Dienstleistungen und Lösungen anderer Hersteller

Die Leaf Systems GmbH arbeitet in vielen Anwendungsfällen mit anderen Herstellern zusammen (Zahlungsdienstleistungen / Reservierungssysteme / Digitaler Bon etc.) und bietet zum Teil Integrationen in/an das leafsystems Kassensystem. Für die korrekten Funktionen dieser Dienstleistungen und Lösungen von anderen Herstellern haftet die Leaf Systems GmbH nicht. Die Leaf Systems GmbH tritt lediglich als Vermittler auf und hat keinen Einfluss auf die Funktionsweisen und Technik allgemein für die Dienste und Lösungen der Drittanbieter. Es gelten die Konditionen und die GB der Drittanbieter.

2.1 Adyen Whitelabel-Lösung – Rolle von Leaf Systems / Haftungsabgrenzung

Die Leaf Systems GmbH stellt dem Kunden eine technische Schnittstelle zum Zahlungsdienstleister Adyen N.V. (nachfolgend „Adyen“) bereit. Leaf Systems ist kein Zahlungsdienstleister im Sinne des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) und führt selbst keine Zahlungsvorgänge durch. Die vollständige Zahlungsabwicklung (Autorisierung, Verarbeitung, Auszahlungen, Rückerstattungen, Chargebacks etc.) erfolgt ausschließlich durch Adyen auf Grundlage der zwischen Adyen und dem Kunden geltenden Bedingungen.

Leaf Systems hat keinen Einfluss auf die Funktionsweise, technische Verfügbarkeit oder Performance der Dienste von Adyen und übernimmt hierfür keine Haftung. Dies gilt insbesondere für Störungen, Ausfälle, Transaktionsfehler oder Verzögerungen, die im Verantwortungsbereich von Adyen liegen.

2.1.1 Transaktionsgebühren und monatliche Abrechnung

Im Rahmen der Zahlungsabwicklung zieht Adyen die fälligen Transaktionsgebühren unmittelbar im Zeitpunkt der jeweiligen Transaktion netto ein. Am Ende eines Kalendermonats erstellt Leaf Systems dem Kunden eine Sammelrechnung über die angefallenen Bruttogebühren (inkl. Umsatzsteuer).

Da die Netto-Gebühren bereits durch Adyen einbehalten wurden, wird durch Leaf Systems ausschließlich der auf die Gebühren entfallende Umsatzsteuerbetrag per SEPA-Lastschrift eingezogen. Der Kunde verpflichtet sich, ein entsprechendes SEPA-Mandat zu erteilen sowie für ausreichende Kontodeckung zu sorgen.

2.1.2 Terminalgebühren / Terminal Replacement Fee

Für jedes dem Kunden zugeordnete oder über Leaf Systems bezogene Zahlungsterminal fällt eine monatliche Terminal Replacement Fee an. Diese Gebühr dient zur Bereitstellung, Wartung, Absicherung und zum Austausch defekter Geräte. Sie wird unabhängig von der tatsächlichen Nutzung des Terminals fällig, einschließlich solcher Geräte, die sich im Lagerbestand („Inventory“) des Kunden befinden und nicht aktiv eingesetzt werden. Eine Rückerstattung bei Nichtnutzung oder Stilllegung erfolgt nicht. Mit dem Erwerb eines Adyen-Zahlungsterminals über Leaf Systems verpflichtet sich der Kunde zur Zahlung der jeweils vereinbarten Terminal Replacement Fee für die Dauer des Vertragsverhältnisses. Eine Einstellung der Zahlung dieser Gebühr ist grundsätzlich nur im Zusammenhang mit der Beendigung des Vertragsverhältnisses und der Rückgabe des funktionsfähigen Geräts möglich. Bei Beendigung des Vertragsverhältnisses entfällt die Verpflichtung des Kunden zur Zahlung der Terminal Replacement Fee mit Wirksamwerden der Vertragsbeendigung. Leaf Systems übernimmt nach Vertragsende keine Terminal Replacement Fee oder sonstige Kosten für den weiteren Betrieb der Terminals.

Die Terminal Replacement Fee deckt Reparatur und Austausch defekter Geräte nach Maßgabe von Ziffer 2.3 ab. Sie deckt nicht den Verlust oder den Diebstahl eines Geräts ab.

2.2 Leaf Pay – Leistungsumfang und Bereitstellung

Leaf Systems stellt dem Kunden die technische Lösung Leaf Kassensoftware und Leaf Pay zur Abwicklung von Kartenzahlungen zur Verfügung. Zur technischen Durchführung und Abwicklung der Zahlungsdienstleistungen bedient sich Leaf Systems entsprechender technischer Systeme und eingebundener Zahlungsdienstleister, insbesondere der technischen Plattform von Adyen.

Der Kunde schließt den Vertrag über die Nutzung der Adyen-Lösung mit Leaf Systems. Die Einbindung eines Zahlungsdienstleisters und die hierfür erforderlichen Prüfungs- und Identifizierungsprozesse bleiben hiervon unberührt; die Haftungsabgrenzung nach Ziffer 2.1 gilt.

Es gelten die im Kundenvertrag vereinbarten Transaktionsentgelte und Sonderkonditionen sowie die vereinbarte Nutzungsart (stationäre Kartenzahlung – POS – und/oder E-Commerce). Für einzelne Kartenarten, Zahlungsarten oder sonstige Transaktionen können aufgrund der jeweiligen Zahlungsnetzwerke, Kartenherausgeber oder Zahlungsdienstleister abweichende Entgelte gelten, sofern diese ausdrücklich vereinbart oder in den jeweils geltenden Preisbedingungen ausgewiesen sind.

Der Kunde ist dafür verantwortlich, die für die Nutzung von Leaf Pay erforderlichen technischen, betrieblichen und kommunikativen Voraussetzungen bereitzustellen und aufrechtzuerhalten.

Der Kunde darf Leaf Pay ausschließlich für rechtmäßige geschäftliche Zwecke und im Rahmen der vereinbarten Nutzung einsetzen. Er hat insbesondere sicherzustellen, dass über Leaf Pay keine Zahlungen für Waren oder Dienstleistungen abgewickelt werden, deren Verkauf oder Erbringung gesetzlich verboten oder aufgrund der jeweils geltenden Zahlungsdienstbedingungen ausgeschlossen ist.

Leaf Systems ist berechtigt, die Nutzung von Leaf Pay vorübergehend einzuschränken oder zu sperren, soweit dies aufgrund gesetzlicher oder regulatorischer Anforderungen, Sicherheitsrisiken, des Verdachts eines Missbrauchs, erforderlicher KYC-/Compliance-Prüfungen oder Vorgaben eines eingebundenen Zahlungsdienstleisters erforderlich oder zulässig ist. Soweit die Umstände dies zulassen, wird Leaf Systems den Kunden über eine solche Einschränkung informieren.

2.3 Leihweise Überlassung des Zahlungsterminals

Soweit dem Kunden im Rahmen von Leaf Pay ein Zahlungsterminal leihweise überlassen wird, gilt Folgendes:

Das Zahlungsterminal bleibt im Eigentum von Leaf Systems bzw. des jeweiligen Eigentümers. Die Überlassung erfolgt ausschließlich zur vertragsgemäßen Nutzung im Rahmen von Leaf Pay. Eine Übereignung des Geräts an den Kunden findet nicht statt.

Der Kunde verpflichtet sich, das Terminal sorgfältig zu behandeln und ausschließlich bestimmungsgemäß zu verwenden. Eine Überlassung an Dritte oder eine Nutzung außerhalb des vereinbarten Geschäftsbetriebs ist nur mit vorheriger Zustimmung von Leaf Systems zulässig.

Der Kunde hat Verlust, Diebstahl, Beschädigung oder Funktionsstörungen des Terminals unverzüglich seinem Fachhandelspartner anzuzeigen. Bei Verlust oder Diebstahl wird das Gerät aus dem Terminalbestand entfernt; ein Ersatzgerät wird in diesem Fall nur auf gesonderte, kostenpflichtige Bestellung bereitgestellt.

Ist ein Terminal defekt, wendet sich der Kunde an seinen Fachhandelspartner. Dieser leitet das von Leaf Systems vorgesehene Austauschverfahren ein. Nach Erhalt des Ersatzgeräts ist der Kunde verpflichtet, das defekte Gerät vollständig und unter Verwendung der beigefügten Versandunterlagen unverzüglich zurückzugeben bzw. zurückzusenden.

Nach Beendigung des Adyen-Vertrags ist das Terminal unverzüglich, spätestens innerhalb von 14 Kalendertagen nach Vertragsende, vollständig, funktionsfähig und einschließlich sämtlichen Zubehörs an Leaf Systems zurückzugeben, sofern Leaf Systems keine andere Rückgabefrist oder Rückgabeart vorgibt. Die Rückgabe erfolgt auf Kosten des Kunden, soweit die Beendigung des Vertrags vom Kunden veranlasst wurde oder aus einem vom Kunden zu vertretenden Grund erfolgt. Leaf Systems stellt dem Kunden auf Wunsch geeignete Rückgabeinformationen zur Verfügung.

Für Schäden, Verlust oder unsachgemäße Nutzung des Terminals haftet der Kunde nach den gesetzlichen Vorschriften.

2.4 Identifizierung und Compliance-Prüfung (KYC)

Die Freischaltung und Nutzung von Leaf Pay setzt eine erfolgreich abgeschlossene Identifizierungs- und Compliance-Prüfung (KYC) durch den eingebundenen Zahlungsdienstleister voraus.

Der Kunde verpflichtet sich, die hierfür erforderlichen Angaben und Nachweise vollständig und wahrheitsgemäß zur Verfügung zu stellen und an den erforderlichen Identifizierungs-, KYC- und Compliance-Prüfungen mitzuwirken. Die Prüfung erfolgt über den von Leaf Systems bereitgestellten KYC-Link, den der Kunde hierzu zu nutzen hat. Der Fachhandelspartner unterstützt den Kunden bei der Durchführung gemäß Ziffer 1.1.

Solange die Prüfung nicht erfolgreich abgeschlossen ist, kann Leaf Pay nicht freigeschaltet werden und der Kunde kann keine Kartenzahlungen über Leaf Pay abwickeln. Leaf Systems haftet nicht für Verzögerungen, die auf unvollständigen, unzutreffenden oder verspäteten Angaben des Kunden oder auf Prüfungen des Zahlungsdienstleisters beruhen. Die Pflicht zur Zahlung der vereinbarten Leaf-Software-Lizenzgebühren bleibt hiervon unberührt.

Ändern sich die der Prüfung zugrunde liegenden Angaben, insbesondere zu Gesellschaftern, Geschäftsführung, Bankverbindung, Anschrift oder Geschäftstätigkeit, hat der Kunde dies Leaf Systems oder seinem Fachhandelspartner unverzüglich mitzuteilen.

2.5 Support zu Leaf Pay und zur Adyen-Plattform

Für sämtliche Rückfragen zur Nutzung von Leaf Pay, zum Zahlungsterminal und zur Adyen-Plattform ist der Fachhandelspartner des Kunden nach Maßgabe von Ziffer 1.1 zuständig. Dies gilt insbesondere für Fragen zum Konto, zur Transaktionsübersicht, zu Abrechnungen, Auszahlungen und Auszahlungszyklen sowie zu Status- und Prüfmeldungen der Plattform.

Anfragen zu Rückerstattungen, Chargebacks und Auszahlungszeitpunkten nimmt der Fachhandelspartner entgegen und leitet sie, soweit erforderlich, an Leaf Systems weiter. Der Zeitpunkt der tatsächlichen Gutschrift auf dem Geschäftskonto des Kunden kann insbesondere von Bankarbeitstagen, Cut-off-Zeiten, den beteiligten Banken und Zahlungsdienstleistern sowie gegebenenfalls erforderlichen Prüfungen abhängen.

2.6 Inaktivität von Leaf Pay

Leaf Pay ist für die aktive Abwicklung von Kartenzahlungen vorgesehen. Werden über einen Zeitraum von zwei aufeinanderfolgenden Kalendermonaten keine erfolgreichen und abrechnungsfähigen Adyen-Transaktionen verzeichnet, ist Leaf Systems berechtigt, den Kunden auf die Inaktivität hinzuweisen und ihn zur Wiederaufnahme der Nutzung innerhalb einer angemessenen Frist aufzufordern. Erfolgt innerhalb dieser Frist keine Wiederaufnahme der Nutzung, ist Leaf Systems berechtigt, den Adyen-Vertrag unter Einhaltung einer angemessenen Kündigungsfrist zu kündigen. Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

3 – Haftungsausschluss bei Nutzung von Alt- bzw. Fremdhardware

Die leafsystems Kassenlösung von der Leaf Systems GmbH kann in vielen Fällen auch auf bereits installierter Hardware beim Kunden eingesetzt werden. Dies erfolgt oft bei der Ablösung von vorherigen Anbietern.

In diesen und anderen Fällen wird die Leaf Systems GmbH von jeglicher Haftung befreit, sobald bestehende Hardware-Komponenten, die nicht von Leaf Systems selbst oder deren Fachhandelspartner geliefert und/oder installiert wurden, Fehlfunktionen verursachen oder defekt sind/werden. Dies betrifft ebenso vorhandene Netzwerkstrukturen bei Kunden, die veraltet und/oder falsch installiert wurden/werden (falsche Kabel / defekte Router etc.).

Die vorstehende Haftungsfreistellung gilt entsprechend, soweit Störungen bei der Nutzung von Leaf Pay auf solcher Alt- oder Fremdhardware, auf der Netzwerkinfrastruktur des Kunden oder auf einer unzureichenden Internetverbindung beruhen.

4 – Lizenzeinräumung

Die Leaf Systems GmbH gewährt dem Kunden für die Dauer des Vertragsverhältnisses eine beschränkte, nicht exklusive, nicht übertragbare, nicht unterlizenzierbare und widerrufbare Lizenz zur Nutzung der vertragsgegenständlichen Produkte und Leistungen im vereinbarten Umfang.

Der Kunde stimmt zu, dass alle Rechte, Titel und Anteile an und zu allen geistigen Eigentumsrechten an den Produkten, Lösungen und Dokumentationen bei der Leaf Systems GmbH bzw. deren Lizenzgebern verbleiben. Ein Übergang von Rechten auf den Kunden findet über den vereinbarten Nutzungsumfang hinaus nicht statt.

5 – Lizenzbeschränkungen

Dem Kunden ist es nicht gestattet, den Quellcode, zugrunde liegende Ideen, Algorithmen oder Dateiformate zu dekompilieren, zu disassemblieren, zurückzuentwickeln oder auf sonstige Weise offenzulegen. Bei Zuwiderhandlung erlischt das Recht auf Nutzung und es werden sofort rechtliche Schritte eingeleitet.

Jegliche gewollte und/oder vorsätzliche Fehlbedienung und/oder Manipulation der Produkte und Lösungen führt zum sofortigen Erlöschen der Nutzungsrechte. Jegliche nicht rechtskonformen Handlungen berechtigen die Leaf Systems GmbH zur fristlosen Kündigung des Vertragsverhältnisses.

Die vorstehenden Beschränkungen gelten entsprechend für Leaf Pay und das überlassene Zahlungsterminal. Manipulationen am Zahlungsterminal, der Einsatz nicht freigegebener Software sowie jede Umgehung von Sicherheitsmechanismen sind unzulässig und berechtigen Leaf Systems zur sofortigen Sperrung der Adyen-Nutzung.

6 – Vertragslaufzeit

Die Vertragslaufzeit ist grundsätzlich unbefristet, sofern nicht individuell eine abweichende Laufzeit vereinbart wurde. Die Kündigungsfrist beträgt immer einen Monat zum Monatsende.

Die Kündigung kann über den Link https://leaf-systems.eu/lizenzanpassungen/ oder per E-Mail an finance@leaf-systems.de erfolgen.

Eventuelle temporäre Aussetzungen des Vertragsverhältnisses müssen individuell mit der Leaf Systems GmbH gesondert vereinbart werden. Die Frist zur Einreichung beträgt einen Monat vor dem Eintritt der gewünschten Änderung. Eine Erstattung von Lizenzgebühren ist im Nachhinein nicht möglich.

6.1 Mindestvertragslaufzeit bei Leaf Pay

Für ein im Rahmen der Adyen-Aktion abgeschlossenes Leaf-Softwarepaket einschließlich der damit verbundenen Adyen-Vereinbarung gilt eine Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten. Die in Ziffer 6 vorgesehene reguläre Kündigungsfrist von einem Monat findet während der Mindestvertragslaufzeit keine Anwendung. Nach Ablauf der Mindestvertragslaufzeit kann der Vertrag mit einer Frist von einem Monat gekündigt werden. Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

Beendet der Kunde den Vertrag vor Ablauf der Mindestvertragslaufzeit aus einem von ihm zu vertretenden Grund, insbesondere durch eine vorzeitige Kündigung ohne wichtigen Grund, kann der Fachhandelspartner eine Abwicklungspauschale in Höhe von mindestens 250,00 EUR zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer verlangen. Die Abwicklungspauschale gilt als pauschalierter Ausgleich für den mit der vorzeitigen Vertragsbeendigung verbundenen Aufwand und Schaden von Leaf Systems.

Die Abwicklungspauschale fällt insbesondere nicht an, wenn die Vertragsbeendigung auf einem wichtigen Grund beruht, den der Kunde nicht zu vertreten hat. Hierzu zählen insbesondere die dauerhafte Aufgabe des Geschäftsbetriebs, die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens über das Vermögen des Kunden, soweit die Beendigung hierdurch veranlasst wird, gesetzliche oder behördliche Vorgaben, die eine weitere Nutzung von Leaf Pay dauerhaft ausschließen, sowie eine von Leaf Systems zu vertretende dauerhafte wesentliche Störung der vertraglich geschuldeten Leistung.

Dem Kunden bleibt ausdrücklich der Nachweis gestattet, dass Leaf Systems überhaupt kein oder ein wesentlich geringerer Aufwand bzw. Schaden entstanden ist. In diesem Fall entfällt die Abwicklungspauschale ganz oder wird entsprechend reduziert.

Mit Beendigung des Adyen-Vertrags endet grundsätzlich auch die unentgeltliche Überlassung des Zahlungsterminals; dieses ist gemäß Ziffer 2.3 zurückzugeben. Offene Forderungen von Leaf Systems bleiben von der Beendigung des Vertrags unberührt und sind auch nach Vertragsende vollständig zu begleichen.

7 – Gebühren und Zahlungsdienstleistungen

Monatliche Rechnungen sind sofort fällig und gelten ab einer Woche nach Erstellung als überfällig. Der Kunde zahlt im Regelfall per Bankeinzug. Bei Rücklastschriften werden die Bearbeitungskosten für die Retoure dem Kunden in Rechnung gestellt.

Bei Zahlungsverzug behält sich die Leaf Systems GmbH vor, die offenen Beträge nebst Zinsen und Bearbeitungsgebühren an einen Inkasso-Dienstleister abzutreten. Nach ordentlichem Mahnverfahren endet der Vertrag und die damit verbundenen Nutzungsrechte.

7.1 Abrechnung und Auszahlung der Adyen-Transaktionsumsätze

Die bei der Abwicklung der Adyen-Transaktionen anfallenden Transaktionsentgelte werden im Rahmen der Zahlungsabwicklung von dem jeweiligen Zahlungsdienstleister unmittelbar von den Transaktionsumsätzen abgezogen. Die Abrechnung erfolgt nach Maßgabe von Ziffer 2.1 Nr. 1.

Die zur Auszahlung verfügbaren Adyen-Transaktionsumsätze werden gemäß dem vereinbarten Abrechnungs- und Auszahlungszyklus zur Auszahlung angewiesen. Auszahlungen können aufgrund gesetzlicher, regulatorischer, sicherheitsbezogener oder zahlungsdienstleisterseitiger Prüfungen vorübergehend zurückgehalten oder verzögert werden, soweit dies für die Durchführung, Sicherheit oder Prüfung der Zahlungsvorgänge erforderlich oder gesetzlich zulässig ist.

Leaf Systems ist berechtigt, bei fälligen und offenen Forderungen des Kunden gegenüber Leaf Systems aus diesem Vertragsverhältnis den zur Begleichung dieser Forderungen erforderlichen Betrag von den zur Auszahlung anstehenden Adyen-Transaktionsumsätzen einzubehalten und zur Begleichung der jeweiligen Forderung zu verwenden. Dies gilt insbesondere für offene:

– Leaf-Software-Lizenzgebühren,

– Adyen-Transaktionsentgelte,

– Terminal Replacement Fees und sonstige vereinbarte Entgelte sowie

– Forderungen, deren Einzug per Lastschrift aufgrund unzureichender Kontodeckung oder aus einem anderen Grund nicht erfolgreich war.

Der Einbehalt ist auf den jeweils fälligen und offenen Betrag einschließlich etwaiger gesetzlich zulässiger Nebenforderungen beschränkt. Ein darüber hinausgehender Betrag wird gemäß dem vereinbarten Auszahlungszyklus ausgezahlt. Der Kunde wird über einen vorgenommenen Einbehalt auf der jeweiligen Abrechnung bzw. in geeigneter Form informiert. 

7.2 Zahlungsverzug – Vorrang des Einbehalts, Hinweise und Einschränkung der Nutzung

Befindet sich der Kunde mit fälligen Zahlungen aus diesem Vertragsverhältnis in Verzug, insbesondere mit Leaf-Software-Lizenzgebühren, Leaf-Pay-Transaktionsentgelten, Terminal Replacement Fees oder sonstigen vereinbarten Entgelten, gleicht Leaf Systems die offenen Forderungen vorrangig durch Einbehalt aus den zur Auszahlung anstehenden Leaf-Pay-Transaktionsumsätzen nach Maßgabe von Ziffer 7.1 aus. Der Einbehalt ist auf den jeweils fälligen und offenen Betrag einschließlich etwaiger gesetzlich zulässiger Nebenforderungen beschränkt; ein darüber hinausgehender Betrag wird gemäß dem vereinbarten Auszahlungszyklus ausgezahlt.

Reichen die zur Auszahlung verfügbaren Transaktionsumsätze zur vollständigen Begleichung der offenen Forderungen nicht aus, stehen solche Umsätze nicht zur Verfügung oder bleibt nach dem Einbehalt ein offener Restbetrag bestehen, ist Leaf Systems berechtigt, die Nutzung der überlassenen Produkte und Leistungen einschließlich des leafsystems Kassensystems und von Leaf Pay ganz oder teilweise einzuschränken oder zu sperren, bis die offenen Forderungen vollständig beglichen sind.

Vor einer Einschränkung oder Sperrung nach Absatz 2 wird der Kunde vorab informiert. Die Information erfolgt durch Hinweismeldungen im Kassensystem sowie, soweit möglich, zusätzlich per E-Mail an die vom Kunden hinterlegte Adresse. Die Meldungen weisen auf die offene Forderung, deren Höhe und den Zeitpunkt der beabsichtigten Einschränkung hin. Leaf Systems setzt dem Kunden vor der Einschränkung eine angemessene Zahlungsfrist von mindestens 10 Kalendertagen ab der ersten Hinweismeldung.

Eine Einschränkung unterbleibt, soweit der Kunde die Forderung substantiiert bestritten hat oder soweit der offene Restbetrag im Verhältnis zum Umfang der einzuschränkenden Leistungen geringfügig ist.

Der Kunde bleibt während einer Einschränkung oder Sperrung zur Zahlung der vereinbarten Entgelte verpflichtet. Eine Minderung oder Erstattung wegen der Einschränkung erfolgt nicht, soweit diese auf einem vom Kunden zu vertretenden Zahlungsverzug beruht.

Der Zugriff auf steuerlich relevante Daten und deren Export bleibt auch während einer Einschränkung gewährleistet, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten des Kunden erforderlich ist.

Nach vollständigem Ausgleich der offenen Forderungen hebt Leaf Systems die Einschränkung unverzüglich auf. Das Recht zur Beendigung des Vertrages nach Ziffer 7 sowie weitergehende gesetzliche Rechte bleiben unberührt.

8 – Sicherheit / Datenschutz / Datenhaltung

Die Leaf Systems GmbH garantiert ihren Kunden und Geschäftspartnern die höchsten Sicherheitsmerkmale für die Datenhaltung. Das Cloud-System wird über zertifizierte Rechenzentren in der Bundesrepublik Deutschland betrieben.

Die Leaf Systems GmbH gibt die Garantie, dass alle gespeicherten Daten eines Kunden 10 Jahre lang im System gespeichert werden. Die Zugangsdaten bleiben gültig; die Daten können 10 Jahre lang nach der Kündigung eingesehen oder heruntergeladen werden. Hierfür entstehen keine zusätzlichen Kosten.

Lizenzinhaber werden ausdrücklich darauf hingewiesen, dass mögliche Regressansprüche niemals zu Lasten der Leaf Systems GmbH ausgelegt werden können. Die Haftung hierfür müssen immer die Lizenznehmer und Nutzer selbst tragen.

Leaf Systems verarbeitet personenbezogene Daten des Kunden und, soweit erforderlich, der für den Kunden handelnden Personen im Rahmen der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften. Die Einzelheiten der Verarbeitung ergeben sich aus der jeweils geltenden Datenschutzerklärung von Leaf Systems.

Soweit für die Einrichtung oder Nutzung von Leaf Pay eine Verarbeitung personenbezogener Daten durch eingebundene Zahlungsdienstleister erforderlich ist, kann eine entsprechende Verarbeitung durch diese Dienstleister nach deren jeweiligen datenschutzrechtlichen Vorgaben erfolgen.

Der Fachhandelspartner darf personenbezogene Daten des Kunden ausschließlich zur Vertragsanbahnung, Vertragsdurchführung, Betreuung und Supportabwicklung verarbeiten. Eine Nutzung zu vertragsfremden oder eigenwirtschaftlich abweichenden Zwecken ist ihm vertraglich untersagt.

9 – Wartungstätigkeiten und Produktänderungen

Die Leaf Systems GmbH kann planmäßige und außerplanmäßige Wartungsarbeiten durchführen, die die Qualität der Dienstleistungen vorübergehend verschlechtern oder zu einem teilweisen oder vollständigen Ausfall des Produktes führen können.

Die Leaf Systems GmbH ist berechtigt, die Produkte und Lösungen jederzeit zu ergänzen, zu entfernen, zu ändern oder einzustellen. Dies kann Installationen, Updates, Upgrades oder Migrationen erfordern, um Compliance oder Sicherheit zu gewährleisten.

Leaf Systems ist ferner berechtigt, die technischen Abläufe und eingesetzten Systeme der Adyen-Dienstleistung zu ändern oder durch gleichwertige technische Systeme bzw. Zahlungsdienstleister zu ersetzen, soweit dies zur Weiterentwicklung, Sicherheit, Verbesserung oder Aufrechterhaltung der Dienstleistung erforderlich oder zweckmäßig ist und dadurch die wesentlichen vertraglichen Leistungen des Kunden nicht unangemessen beeinträchtigt werden.

Änderungen von Preisen oder sonstigen wesentlichen Vertragsbedingungen erfolgen ausschließlich nach Maßgabe der vertraglich vereinbarten und gesetzlich zulässigen Änderungsrechte.

10 – Geltendes Recht / Gerichtsstand / Salvatorische Klausel

Der Vertrag unterliegt der Gesetzgebung der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Als Gerichtsstand gilt Mannheim.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen für ungültig befunden werden, bleiben die Gültigkeit, Rechtmäßigkeit und Durchsetzbarkeit der übrigen Bestimmungen davon unberührt.

Im Falle von Widersprüchen zwischen dem individuellen Kundenvertrag und diesen GB gehen die Regelungen des individuellen Kundenvertrages vor.

Mannheim, 09-2026